4 Stappen naar een beter werkplaatsrendement
Via MMO-organisatieonderzoek naar hogere opbrengsten.
Stap 1: De uitdaging
U bent verantwoordelijk voor het rendement van uw werkplaats, maar de inkomsten blijven achter bij de doelstellingen. U zoekt naar manieren om dit te verbeteren, maar weet niet waar te beginnen. Een MMO-organisatieonderzoek kan uitkomst bieden.
De belangrijkste reden om een MMO-organisatie onderzoek uit te voeren zijn:
- Achterblijvende loonopbrengst per monteur
- Onvoldoende inzicht in het tijdbestedingspatroon van de monteur
- Vermoedens van inefficiënt werken
- Zoeken naar ideale werkplaatsinrichting, bij nieuwbouw- of verbouwingsplannen
- Onzekerheid over de meest efficiënte personeelsbezetting of het aantal werknemers
- Bevestiging of ontkenning van het beeld dat het management heeft van de werkplaats
- Irritaties onder monteurs over het huidige werkplaatsproces
- Bepaling van nieuwe doelstellingen voor budgettering
- Verklaren van uiteenlopende prestaties tussen werkplaatsen
Stap 2: Het onderzoek - Meten is weten
Een MMO-organisatieonderzoek bestaat uit een tijdstudie gecombineerd met interviews, een werkorderanalyse en een financiële toetsing van after sales kengetallen. De tijdstudie levert exacte informatie over het tijdsbestedingsbeeld van de monteurs gedurende de onderzoeksweek met als doel; het in kaart brengen van tijdposten die leiden tot improductiviteit. Aan de hand van interviews met sleutelfunctionarissen wordt duidelijk hoe de organisatie in elkaar steekt en hoe de processen verlopen. De werkorderanalyse en de financiële toets zetten de prestaties van de werkplaats af tegen in de branche gehanteerde normen. Op deze manier wordt duidelijk waar belangrijke verbeterpunten liggen.
Een MMO-tijdstudie levert statistisch gezien zeer betrouwbare informatie. Ieder tijdblok (bijvoorbeeld van 08.00 tot 10.00 uur) wordt meerdere malen gemeten. Op iedere werkdag vindt een meting plaats. De meetresultaten geven zo een representatief beeld van de gehele onderzoeksweek. Deze week dient bij voorkeur geen grote afwijkingen te vertonen ten opzichte van een ‘gemiddelde’ werkweek.
Tijdens een meetronde loopt onze adviseur met een tablet met daarop onze MMO tool door de werkplaats. Bij het meten onderscheiden we vaktechnische werkzaamheden, organisatorische werkzaamheden en rust en persoonlijke verzorging.
- Vaktechnische werkzaamheden: Voegen direct waarde toe aan product of dienst voor een klant.
- Organisatorische werkzaamheden: Noodzakelijke taken die niet direct waarde toevoegen, zoals gereedschap zoeken of overleg met leidinggevenden.
- Rust en persoonlijke verzorging: Koffiepauzes, toiletbezoek, enzovoort
Voor een statistisch verantwoord onderzoek zijn ongeveer 500 waarnemingen per medewerker nodig, wat neerkomt op twee metingen per werkuur in een week. Hierdoor ontstaat een gedetailleerd inzicht in de tijdsbesteding van alle medewerkers, waarmee nog nauwkeuriger verbeterpunten kunnen worden geïdentificeerd dan met een werkplaatsscan.
Harder werken?
Vaak wordt gedacht dat wanneer zo intensief op medewerkers wordt gelet, zij harder gaan werken dan normaal. Dit blijkt in de praktijk niet te gebeuren. Beperkingen van processen en ingesleten routines zorgen ervoor dat het andere gedrag niet vol te houden is. Oude gewoontes en werkwijzen komen in de onderzoeksresultaten uiteindelijk altijd boven drijven.
Voordat het onderzoek start, wordt uw team uitgebreid geïnformeerd over het MMO-organisatieonderzoek. Zo weten medewerkers waarom en hoe het onderzoek wordt uitgevoerd, wat helpt om eventuele zorgen weg te nemen. Naast de metingen observeren we processen, voeren we gesprekken met medewerkers en beoordelen we documentatie. Dit alles stelt ons in staat om verbeterpunten in uw organisatie, processen en faciliteiten te identificeren.
MMO tool
Een MMO-onderzoek voeren wij uit met onze MMO tool. We voeren een MMO-onderzoek uit op tablets. We kunnen daardoor nog gemakkelijker, sneller en beter de metingen uitvoeren en analyses uit de resultaten maken.
Stap 3: De Presentatie - Weten en niet meer vergeten
Na de onderzoeksweek werkt de adviseur aan een rapportage waarin de verzamelde gegevens worden geanalyseerd. De bevindingen worden samengevat in een bondig rapport, met duidelijke conclusies en aanbevelingen.
De rapportage wordt eerst aan het management gepresenteerd, waarbij de hoofdpunten worden gekoppeld aan financiële consequenties. Beelden uit de onderzoeksweek, zoals foto’s, versterken de presentatie. Vervolgens wordt een tweede presentatie gegeven aan de werkplaatsmedewerkers en verwante afdelingen, waarbij concrete actiepunten worden besproken om direct mee aan de slag te gaan.
Stap 4: Het Verbetertraject - Aan de slag!
De aanbevelingen uit het rapport vormen de basis voor een verbetertraject, waarbij u kunt kiezen tussen:
- Een afgebakend verbeteringsproject
- Een open begeleidingstraject
In beide gevallen is de adviseur uw sparringpartner. Omdat hij bij het onderzoek betrokken is geweest, heeft hij gedetailleerde kennis van uw situatie en kan hij u effectief ondersteunen bij het doorvoeren van resultaatgerichte veranderingen.
Het Resultaat - Een voorbeeld uit de praktijk
Een werkplaats met 15 monteurs kampte met een dalende opbrengst per productief uur. Men had echter geen idee waar de oorzaken gezocht moesten worden. Een MMO-organisatieonderzoek onthulde dat wachttijden bij het magazijn en tijdverlies door het zoeken naar gereedschap en het invullen van werkorders de belangrijkste knelpunten waren.
Door de aanbevelingen op te volgen, zoals het verbeteren van de onderdelenroutine en het aanstellen van voormannen, groeide de loonomzet binnen zes maanden met 20%. Deze groei ging gepaard met meer rust in de werkplaats, een efficiëntere receptie, en een vergelijkbare stijging in de onderdelenomzet.
Geïnteresseerd?
Neem gerust contact met ons op. Tijdens een persoonlijk gesprek bespreken we uw specifieke situatie en stellen we een offerte op die volledig aansluit bij uw behoeften.